{"version":"1.0","provider_name":"Setblau","provider_url":"https:\/\/setblau.com\/blog","author_name":"Llu\u00eds Gonz\u00e0lez","author_url":"https:\/\/setblau.com\/blog\/author\/lgonzalez\/","title":"Curso de Microsoft Outlook 2010 - Setblau","type":"rich","width":600,"height":338,"html":"<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"07BKqNlWHJ\"><a href=\"https:\/\/setblau.com\/blog\/curso-de-microsoft-outlook-2010\/\">Curso de Microsoft Outlook 2010<\/a><\/blockquote><iframe sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" src=\"https:\/\/setblau.com\/blog\/curso-de-microsoft-outlook-2010\/embed\/#?secret=07BKqNlWHJ\" width=\"600\" height=\"338\" title=\"\u00abCurso de Microsoft Outlook 2010\u00bb \u2014 Setblau\" data-secret=\"07BKqNlWHJ\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\" class=\"wp-embedded-content\"><\/iframe><script type=\"text\/javascript\">\n\/* <![CDATA[ *\/\n\/*! This file is auto-generated *\/\n!function(d,l){\"use strict\";l.querySelector&&d.addEventListener&&\"undefined\"!=typeof URL&&(d.wp=d.wp||{},d.wp.receiveEmbedMessage||(d.wp.receiveEmbedMessage=function(e){var t=e.data;if((t||t.secret||t.message||t.value)&&!\/[^a-zA-Z0-9]\/.test(t.secret)){for(var s,r,n,a=l.querySelectorAll('iframe[data-secret=\"'+t.secret+'\"]'),o=l.querySelectorAll('blockquote[data-secret=\"'+t.secret+'\"]'),c=new RegExp(\"^https?:$\",\"i\"),i=0;i<o.length;i++)o[i].style.display=\"none\";for(i=0;i<a.length;i++)s=a[i],e.source===s.contentWindow&&(s.removeAttribute(\"style\"),\"height\"===t.message?(1e3<(r=parseInt(t.value,10))?r=1e3:~~r<200&&(r=200),s.height=r):\"link\"===t.message&&(r=new URL(s.getAttribute(\"src\")),n=new URL(t.value),c.test(n.protocol))&&n.host===r.host&&l.activeElement===s&&(d.top.location.href=t.value))}},d.addEventListener(\"message\",d.wp.receiveEmbedMessage,!1),l.addEventListener(\"DOMContentLoaded\",function(){for(var e,t,s=l.querySelectorAll(\"iframe.wp-embedded-content\"),r=0;r<s.length;r++)(t=(e=s[r]).getAttribute(\"data-secret\"))||(t=Math.random().toString(36).substring(2,12),e.src+=\"#?secret=\"+t,e.setAttribute(\"data-secret\",t)),e.contentWindow.postMessage({message:\"ready\",secret:t},\"*\")},!1)))}(window,document);\n\/\/# sourceURL=https:\/\/setblau.com\/blog\/wp-includes\/js\/wp-embed.min.js\n\/* ]]> *\/\n<\/script>\n","thumbnail_url":"https:\/\/setblau.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2014\/11\/microsoft-outlook1.png","thumbnail_width":600,"thumbnail_height":350,"description":"Curso de Microsoft Outlook 2010 &nbsp; &nbsp; INDICE: Entorno Outlook 2010 y correo electr\u00f3nico 1.1\u00a0 Entorno Outlook 2010 1.2\u00a0 Tratamiento de correo electr\u00f3nico Formato y administraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico 2.1\u00a0 Funciones b\u00e1sicas de correo electr\u00f3nico 2.2\u00a0 Administraci\u00f3n del correo electr\u00f3nico Gesti\u00f3n del calendario 3.1\u00a0 Citas, eventos y reuniones 3.2\u00a0 Editar, realizar cambios y personalizar las vistas 3.3\u00a0 Creaci\u00f3n y gesti\u00f3n de varios calendarios 3.4\u00a0 Lista de tareas diarias Contactos, tareas y notas 4.1\u00a0 Gesti\u00f3n de contactos 4.2\u00a0 Tareas 4.3\u00a0 Notas Personalizaci\u00f3n de Outlook 5.1\u00a0 Personalizaci\u00f3n interfaz 5.2\u00a0 Realizaci\u00f3n de b\u00fasquedas e impresi\u00f3n de elementos 5.3\u00a0 Trabajar con fuentes RSS Entorno Outlook 2010 y correo electr\u00f3nico_ 1.1\u00a0\u00a0 Entorno Outlook 2010 Introducci\u00f3n a \u00a0Outlook 2010 Microsoft Outlook 2010 es una aplicaci\u00f3n Cliente de correo electr\u00f3nico que nos sirve para administrar\u00a0 nuestras necesidades de comunicaci\u00f3n. Podemos utilizarlo como aplicaci\u00f3n independiente, o junto con una aplicaci\u00f3n Servidor de correo electr\u00f3nico, como Microsoft Exchange Server. El uso conjunto de Outlook y Exchange Server permite que los usuarios puedan colaborar y compartir informaci\u00f3n de forma m\u00e1s sencilla e inteligente. As\u00ed pues, mediante Exchange Server, es posible que los usuarios puedan compartir buzones de correo, calendarios, administrar agendas compartidas,\u2026 dentro de la organizaci\u00f3n. Las principales funcionalidades disponibles en Outlook 2010 son: Correo electr\u00f3nico: env\u00edo y recepci\u00f3n de manera digital de texto, im\u00e1genes, sonido u otro tipo de archivos de un destinatario a otro. Calendario y programaci\u00f3n: el calendario nos permite almacenar, visualizar y crear recordatorios de eventos como reuniones, citas, aniversarios y festividades. Podemos visualizar la informaci\u00f3n por d\u00eda, semana o mes. Contactos: es similar a un directorio telef\u00f3nico u organizador, ya que nos permite almacenar informaci\u00f3n de los destinatarios y remitentes de correo, como su nombre, direcci\u00f3n y otros detalles de las personas u organizaciones con las que nos comunicamos. Tareas: esta funci\u00f3n nos permite organizar, temporalizar y evaluar las tareas que tenemos planeadas. Notas: a trav\u00e9s de la creaci\u00f3n de notas podemos almacenar fragmentos de informaci\u00f3n de inter\u00e9s. Podemos organizarlas por color, imprimirlas, enviarlas o dejarlas a la vista. Diario: nos permite crear entradas para buscar mensajes espec\u00edficos, tareas, notas, contactos y archivos creados con otras aplicaciones de Office. Con el diario tambi\u00e9n podemos crear un registro de la fecha y la hora de nuestras interacciones con los contactos. Nueva Interface de Outlook 2010 Microsoft Office 2010 ha supuesto la implantaci\u00f3n de una nueva interface en los programas. Este cambio se traduce en la eliminaci\u00f3n de la barra de men\u00fas y de las barras de herramientas, y en su sustituci\u00f3n por otros elementos, entre los cuales destaca la nueva Cinta de Opciones. El cambio de interface ha afectado a Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, Outlook 2010 y Access 2010. En la ventana principal de Outlook encontramos los siguientes elementos, aunque el usuario puede personalizarla seg\u00fan sus preferencias o necesidades de uso: Barra de t\u00edtulo: informa que estamos utilizando el programa Microsoft Outlook y nos dice qu\u00e9 ventana est\u00e1 actualmente activa. En su extremo derecho encontramos los botones minimizar, maximizar\/restaurar y cerrar. Cinta de opciones: sustituye a la antigua barra de men\u00fas y a las barras de herramientas. La Cinta de opciones est\u00e1 formada por un conjunto de fichas, cada una de las cuales contiene un grupo de comandos determinado. De forma predeterminada, la Cinta de opciones est\u00e1 formada por cuatro fichas: Inicio: contiene los comandos de uso m\u00e1s frecuente. En esta ficha podemos encontrar, entre otros, los comandos para crear, responder, reenviar y eliminar mensajes de correo electr\u00f3nico. Enviar y recibir: contiene los comandos destinados a gestionar la sincronizaci\u00f3n de las carpetas de correo y la conexi\u00f3n al servidor de correo electr\u00f3nico. Carpeta: contiene los comandos destinados a la gesti\u00f3n de carpetas y a la organizaci\u00f3n de los distintos elementos presentes en Outlook. Vista: contiene los comandos destinados a configurar la visualizaci\u00f3n de los distintos elementos del programa. En cada una de las fichas, los comandos se encuentran agrupados en funci\u00f3n de su utilidad. As\u00ed por ejemplo, en la ficha Inicio, el grupo Responder contiene los distintos comandos que podemos utilizar para responder al mensaje seleccionado (Responder, Responder a todos, Reenviar,\u2026). En la esquina inferior derecha de algunos de estos grupos, aparece una peque\u00f1a flecha. Se trata del Iniciador de opciones extendidas. Al hacer 8\u00a0 en \u00e9l, aparece un cuadro de di\u00e1logo o un panel de tareas, con m\u00e1s opciones relativas al grupo seleccionado. As\u00ed, por ejemplo, al hacer 8\u00a0 en el iniciador de opciones extendidas del grupo Pasos r\u00e1pidos, aparece el Administrador de pasos r\u00e1pidos. Es posible acceder a los comandos de la Cinta de opciones usando el teclado. Para ello, basta con pulsar la letra Alt del teclado. Al hacerlo, junto a cada ficha de la cinta de opciones, aparecer\u00e1 una letra, que podemos utilizar para activar la ficha concreta. Una vez la ficha est\u00e1 activada, aparece una letra junto a cada bot\u00f3n, para seleccionar un comando concreto. La cinta de opciones se adapta a la resoluci\u00f3n del monitor, con lo cual es posible que en funci\u00f3n de la resoluci\u00f3n establecida, los elementos aparezcan agrupados de formas distintas. Por lo tanto, las im\u00e1genes de la cinta que aparecen en este manual puede que no correspondan con exactitud a las que muestre su monitor. Podemos ocultar la cinta utilizando la combinaci\u00f3n de teclas CTRL + F1 y mostrarla de nuevo con la misma combinaci\u00f3n de teclas. Tambi\u00e9n podemos conseguir el mismo efecto haciendo 88 en la ficha actualmente seleccionada. Algunos comandos tienen una peque\u00f1a flecha en su parte inferior, lo cual nos indica que disponen de m\u00e1s opciones. Panel de Navegaci\u00f3n: este panel muestra informaci\u00f3n del objeto de Outlook seleccionado y permite navegar entre los distintos objetos del programa: Correo Calendario Contactos Tareas Barra de tareas pendientes: muestra un resumen de las actividades pendientes. Dispone de un peque\u00f1o calendario para poder acceder a una fecha de forma r\u00e1pida, as\u00ed como un peque\u00f1o listado de citas y tareas pendientes por realizar. En la lista de tareas pendientes se incluyen tanto las tareas (en sentido estricto) como otros elementos en los que hayamos indicado una fecha de vencimiento. Panel de lectura: muestra el contenido del elemento seleccionado en la zona de datos. Por ejemplo, si en la zona de datos seleccionamos un mensaje, el panel de lectura mostrar\u00e1 el contenido del mensaje. Zona de datos: es la parte central de la pantalla y muestra los datos del objeto seleccionado en el panel de navegaci\u00f3n. Si en el panel de navegaci\u00f3n hemos seleccionado el objeto correo, en la zona de datos se mostrar\u00e1 una lista de mensajes. Si en el panel de navegaci\u00f3n hemos seleccionado el objeto Calendario, en la zona de datos veremos la hoja del calendario del d\u00eda seleccionado. Barra de estado: se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicaci\u00f3n. Proporciona distinta informaci\u00f3n seg\u00fan la pantalla en la que estemos en cada momento. Vista Backstage: para acceder a lavista Backstageutilizamos la fichaArchivode laCinta de opciones. Esta vista, re\u00fane la mayor\u00eda de comandos que en otras versiones se encontraban principalmente en el men\u00fa Archivo. Barra de herramientas Durante el trabajo con Outlook 2010, podemos utilizar dos barras de herramientas distintas: Barra de herramientas de acceso r\u00e1pido: se trata de una barra de herramientas que podemos configurar con aquellos comandos que usemos con m\u00e1s frecuencia. Los comandos de esta barra est\u00e1n permanentemente a la vista, independientemente de la ficha que tengamos seleccionada en la cinta de opciones. Por lo tanto, los comandos que contenga ser\u00e1n m\u00e1s f\u00e1ciles de localizar, puesto que no ser\u00e1 necesario activar su ficha para encontrarlos. La barra de herramientas de acceso r\u00e1pido puede estar situada encima o debajo de la cinta de opciones. Por defecto est\u00e1 situada por encima de la cinta y si queremos cambiarla de lugar debemos hacer 8 \u00a0en la fecha que tiene en su extremo y elegir la opci\u00f3n Mostrar debajo de la cinta de opciones. Para a\u00f1adir m\u00e1s botones en esta barra, podemos seleccionarlos del men\u00fa que aparece en la imagen anterior. Si queremos utilizar alg\u00fan bot\u00f3n que no se muestra en el men\u00fa, deberemos hacer 8 en la opci\u00f3n M\u00e1s comandos, desde donde podremos elegir cualquier comando disponible, seleccion\u00e1ndolo de la lista de la izquierda y haciendo 8 en el bot\u00f3n Agregar. &nbsp; Mini barra de herramientas: al seleccionar texto, aparece junto a \u00e9ste una peque\u00f1a barra de herramientas con una serie de botones que permiten cambiar de forma r\u00e1pida el formato del texto seleccionado. Se trata de una barra de herramientas \u201ccontextual\u201d ya que act\u00faa en el contexto seleccionado. Los comandos de esta barra afectan al formato de fuente y de p\u00e1rrafo. Esta barra no se puede configurar con otros comandos. En caso de no utilizar los comandos de la barra, \u00e9sta desaparece para que podamos seguir trabajando en el mensaje. 1.2\u00a0\u00a0 Tratamiento de correo electr\u00f3nico El correo electr\u00f3nico es una de las herramientas m\u00e1s utilizadas actualmente, puesto que las ventajas de este servicio son innumerables. Si se utiliza el correo electr\u00f3nico, es posible enviar y recibir mensajes que contengan texto, ficheros multimedia,\u2026 Cuando se env\u00eda un mensaje no es necesario que el destinatario est\u00e9 conectado en ese momento a la red, puesto que \u00e9ste ser\u00e1 transmitido al servidor de correo electr\u00f3nico, el cual se encargar\u00e1 de enviarlo a otros servidores, por el camino m\u00e1s adecuado, de forma que llegue a su destino. Las carpetas en las que se almacena el correo electr\u00f3nico son por defecto: la Bandeja de entrada, la Bandeja de salida, la carpeta de Elementos enviados, la de Elementos eliminados y la Borrador. En ellas tenemos los mensajes que nos acaban de llegar, los que est\u00e1n listos para enviar, una copia de los enviados, aquellos que hemos lanzado a la papelera pero no han sido borrados del disco todav\u00eda, y los que han sido guardados pero no enviados. Los mensajes recibidos se almacenan normalmente en la Bandeja de entrada. As\u00ed pues, para acceder a los mensajes recibidos debemos hacer 8 sobre esta carpeta. Crear un nuevo mensaje Cuando Outlook est\u00e1 mostrando una vista de correo, para crear un nuevo mensaje de correo electr\u00f3nico, debemos hacer 8\u00a0 en el bot\u00f3n Nuevo mensaje de correo electr\u00f3nico de la ficha Inicio. En el caso de que Outlook est\u00e9 mostrando una vista distinta (calendario, notas,\u2026), para crear un nuevo mensaje podemos desplegar el men\u00fa de nuevos elementos haciendo 8 en el bot\u00f3n Nuevos elementos de la ficha Inicio. Outlook nos ofrece una plantilla de mensaje nuevo, que nos permite crear y enviar de forma est\u00e1ndar los mensajes de correo. En la plantilla de mensaje debemos introducir la siguiente informaci\u00f3n: Para: direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico del destinatario. Podemos introducir varias direcciones de correo, separadas por un ; (punto y coma) o una , (coma). Todos los destinatarios que reciban el mensaje podr\u00e1n ver el resto de direcciones a las que se ha enviado. CC: si queremos enviar copias del mensaje a otros destinatarios, introduciremos sus direcciones en el cuadro CC (copia de cortes\u00eda). En \u00e9ste cuadro tambi\u00e9n podemos introducir varias direcciones separadas por un . (punto) o un ; (punto y coma). Todos los destinatarios que reciban el mensaje podr\u00e1n ver el resto de direcciones a las que se ha enviado el mensaje. CCO: en algunas ocasiones queremos enviar copias de los mensajes, de forma que el resto de destinatarios del mismo no puedan conocer la direcci\u00f3n de env\u00edo de las copias. En este caso introducimos la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico en el campo CCO. Cualquier direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico introducida en el campo CCO quedar\u00e1 oculta para el resto de destinatarios del mensaje. El campo CCO no aparece de forma predeterminada en la plantilla de nuevo mensaje. Para que aparezca debemos utilizar el bot\u00f3n CCO de la ficha Opciones. Asunto: breve descripci\u00f3n del tema sobre el que trata el contenido del mensaje. No es obligatorio introducir un asunto en los mensajes, aunque es muy recomendado. Hoy en d\u00eda recibimos gran cantidad de mensajes de correo electr\u00f3nico y una buena parte de ellos son de escasa relevancia. Para que el usuario receptor del mensaje pueda determinar el grado de inter\u00e9s del mismo, debemos procurar introducir un Asunto que refleje con la mayor exactitud el tema del mensaje. Cuerpo: es la zona donde escribimos propiamente el mensaje. Una vez introducida la informaci\u00f3n del mensaje debemos hacer 8 en el bot\u00f3n Enviar. Si queremos guardar un mensaje sin enviarlo (porque falta completarlo o porque preferimos aplazar el env\u00edo) debemos utilizar la opci\u00f3n Guardar de la ficha Archivo, o bien el bot\u00f3n Guardar de la barra de herramientas de acceso r\u00e1pido. En este caso el mensaje queda guardado en la carpeta Borrador. Si disponemos de la libreta de direcciones con las direcciones de correo electr\u00f3nico de los contactos, no ser\u00e1 necesario que las introduzcamos manualmente. En este caso, al hacer 8 en el bot\u00f3n Para, CC o CCO podremos seleccionar las direcciones desde la libreta de direcciones, sin tenerlas que escribir manualmente. Si introducimos manualmente las direcciones, Outlook comprueba si las direcciones est\u00e1n presentes en la libreta de direcciones. En este caso sustituye la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico del contacto por el nombre del mismo que figura en la libreta de direcciones. Al introducir una direcci\u00f3n manualmente, Outlook comprueba si ya hemos enviado un mensaje al mismo contacto con anterioridad, y si es as\u00ed, completa la direcci\u00f3n de correo antes de que acabemos de escribirla. Leer un mensaje Outlook comprueba autom\u00e1ticamente si tenemos mensajes nuevos en el buz\u00f3n de nuestro servidor de correo traspas\u00e1ndolos\u00a0 a nuestra\u00a0 bandeja de entrada. Una vez en la bandeja de entrada para visualizar el mensaje podemos: Abrir una ventana nueva, haciendo 88 sobre el mensaje. Visualizar el mensaje en el Panel de lectura. El Panel de lectura permite obtener una vista previa del mensaje sin necesidad de abrirlo. Para activar el panel de lectura debemos acceder a la ficha Vista \u2013 Panel de lectura. El Panel de lectura se puede situar en la parte izquierda o derecha de la pantalla, o bien puede estar desactivado. Si el mensaje contiene datos adjuntos, \u00e9stos estar\u00e1n representados por un clip junto al mensaje. Outlook 2010 permite utilizar el panel de lectura para previsualizar los datos adjuntos. Para ello, basta con seleccionar el nombre del fichero adjunto que aparece en la parte superior del panel de lectura. Para que el panel de lectura vuelva a mostrar el mensaje original debemos utilizar el bot\u00f3n Mensaje que aparece en la parte superior del Panel de lectura. &nbsp; Marcar y desmarcar un mensaje Con el objetivo de poder distinguir si los mensajes han sido le\u00eddos o a\u00fan est\u00e1n pendientes de revisar, Outlook 2010 muestra un sobre cerrado amarillo junto a los mensajes sin leer. Adem\u00e1s, los mensajes sin leer se muestran utilizando una fuente negrilla, en la lista de mensajes. Una vez abierto el mensaje o visualizado en el Panel de lectura, el mensaje queda autom\u00e1ticamente marcado como le\u00eddo. A partir de este momento el icono que aparece junto al mensaje es un sobre blanco abierto. Adem\u00e1s el mensaje deja de visualizarse usando una fuente negrilla. En algunas ocasiones queremos que un mensaje que ya ha sido le\u00eddo, vuelva a estar marcado como no le\u00eddo. Puede que hayamos consultado brevemente el mensaje y consideremos que lo atenderemos m\u00e1s tarde. En este caso podemos volver a marcar el mensaje como no le\u00eddo, haciendo un 8 con el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n en el mensaje (en la lista de mensajes) y seleccionar la opci\u00f3n Marcar como no le\u00eddo del men\u00fa contextual. En el caso de querer marcar un mensaje no le\u00eddo como mensaje le\u00eddo, tambi\u00e9n podemos usar el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n sobre el mensaje, eligiendo en este caso la opci\u00f3n Marcar como le\u00eddo. Responder a mensajes Despu\u00e9s de leer un mensaje podemos responder al mismo de distintas formas. Para ello, utilizaremos los distintos botones que aparecer\u00e1n en la el grupo Responder de la ficha Inicio. Si hemos abierto el mensaje utilizaremos los botones del grupo Responder de la ficha Mensaje. Responder: al utilizar el bot\u00f3n Responder, Outlook compone un nuevo mensaje con la direcci\u00f3n del remitente configurada en el cuadro Para. Como asunto utiliza una copia del asunto del mensaje original, precedido de RE (respuesta). En el cuerpo del mensaje incluye, de forma autom\u00e1tica, una copia del mensaje original. Responder a todos: al utilizar el bot\u00f3n Responder a todos, Outlook compone un nuevo mensaje que ser\u00e1 enviado a todos los destinatarios del mensaje original, presentes en los campos Para y CC. Si el mensaje original ten\u00eda direcciones en el campo CCO, estas direcciones no recibir\u00e1n la respuesta. Como asunto utiliza una copia del asunto del mensaje original, precedido de RE (respuesta). En el cuerpo del mensaje incluye, de forma autom\u00e1tica, una copia del mensaje original. Reenviar: al utilizar el bot\u00f3n Reenviar, Outlook compone un nuevo mensaje. Deberemos introducir la informaci\u00f3n de los nuevos destinatarios del mensaje en los cuadros Para, CC y CCO. Como asunto utiliza una copia del asunto del mensaje original, precedido de RV (reenv\u00edo). En el cuerpo del mensaje incluye, de forma autom\u00e1tica, una copia del mensaje original. Esta opci\u00f3n se utiliza para enviar una copia del mensaje recibido a una tercera persona. Reuni\u00f3n: al utilizar el bot\u00f3n Reuni\u00f3n, Outlook compone un nuevo mensaje de convocatoria de reuni\u00f3n. En el cuadro Para aparecen todas las direcciones presentes en el mensaje original. En el cuerpo del mensaje incluye, de forma autom\u00e1tica, una copia del mensaje original. Es una forma r\u00e1pida de crear una convocatoria de reuni\u00f3n a partir de un mensaje de correo electr\u00f3nico. MI: si disponemos de un programa de mensajer\u00eda instant\u00e1nea, como Microsoft Lync, al utilizar el bot\u00f3n MI Outlook crea un nuevo mensaje utilizando el programa de mensajer\u00eda instant\u00e1nea. M\u00e1s: al utilizar el bot\u00f3n M\u00e1s, Outlook permite responder al mensaje mediante: Reenviar como datos adjuntos: Outlook compone un nuevo mensaje, y adjunta al mismo el mensaje original, almacenado en forma de archivo msg. Reenviar como mensaje de texto: Outlook reenv\u00eda en mensaje como mensaje SMS. Para poder utilizar esta opci\u00f3n debemos disponer de una cuenta de mensajer\u00eda de texto. Llamar: Outlook permite realizar una llamada telef\u00f3nica al remitente del mensaje. Para utilizar esta opci\u00f3n es necesario disponer de un programa de gesti\u00f3n telef\u00f3nica, como Microsoft Lync. Funciones b\u00e1sicas de la ayuda Outlook cuenta con un sistema de Ayuda para resolver las diferentes cuestiones sobre el funcionamiento y configuraci\u00f3n del programa. Para acceder a ella, podemos: Hacer click en el bot\u00f3n \u00a0que aparece en la parte superior derecha de la Cinta de opciones. Acceder a la ficha Archivo \u2013 Pulsar la tecla F1 del teclado. En la ventana de ayuda disponemos de los siguientes elementos: Cuadro de b\u00fasqueda: est\u00e1 situado en la parte superior izquierda de la ventana. En este cuadro podemos escribir el tema sobre el cual queremos obtener ayuda. Bot\u00f3n Buscar: permite configurar el \u00e1mbito de la ayuda y si la ayuda se buscar\u00e1 s\u00f3lo en el equipo o en Office.com. \u00a0 Tabla de contenido: contiene los distintos libros de referencia de la ayuda, listados alfab\u00e9ticamente. Al hacer 8 en uno de los libros de referencia, muestra todos los temas de ayuda relacionados. Por ejemplo, para encontrar todos los temas de ayuda relacionados con el calendario, basta con hacer 8\u00a0 en el libro de referencia Calendario. Cuadro de ayuda: cuadro donde se muestra la informaci\u00f3n de ayuda. Formato y administraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico_ 2.1\u00a0\u00a0 Funciones b\u00e1sicas de correo electr\u00f3nico Formato predeterminado Microsoft Outlook 2010 permite tres tipos distintos de formatos de texto en los mensajes: Texto sin formato: en este formato el mensaje contiene \u00fanicamente caracteres de texto. No es posible modificar el formato del texto, insertar objetos,\u2026 Los mensajes creados en este formato podr\u00e1n ser visualizados sin problemas desde cualquier cliente de correo electr\u00f3nico. HTML: en este formato es posible aplicar formato a los mensajes de correo. De esta forma es posible modificar el tipo, tama\u00f1o, color de la fuente, aplicar formato a los p\u00e1rrafos e incluso insertar im\u00e1genes en los mensajes. Para poder visualizar un mensaje creado en formato HTML es necesario disponer de un cliente de correo electr\u00f3nico compatible con este formato. Actualmente todos los clientes de correo electr\u00f3nico son capaces de visualizar este formato. Incluso si utilizamos el correo a trav\u00e9s de una p\u00e1gina Web (WebMail) no tendremos ning\u00fan problema, puesto que en este caso los mensajes se visualizar\u00e1n como p\u00e1ginas Web, y las p\u00e1ginas Web est\u00e1n creadas a partir del lenguaje HTML. Texto enriquecido: en este formato es posible aplicar formato a los mensajes de correo. De esta forma es posible modificar el tipo, tama\u00f1o, color de la fuente, aplicar formato a los p\u00e1rrafos e incluso insertar im\u00e1genes en los mensajes. Para poder visualizar un mensaje creado en formato de texto enriquecido es necesario disponer de un cliente de correo electr\u00f3nico compatible con este formato. Si no estamos seguros de que el destinatario posee un cliente de correo electr\u00f3nico compatible, ser\u00e1 aconsejable no utilizar este formato. Para configurar el formato que queremos aplicar a un mensaje de correo, debemos utilizar los botones del grupo Formato de la ficha Formato de texto. Aplicar formato a un mensaje Para aplicar formato a los mensajes de correo electr\u00f3nico debemos utilizar los comandos de la ficha Formato de texto de la Cinta de opciones. Las opciones de formato m\u00e1s habituales tambi\u00e9n est\u00e1n disponibles en la ficha Mensaje. Las opciones de formato que podemos aplicar desde esta ficha est\u00e1n agrupadas en tres grupos de comandos: Fuente: permite modificar el aspecto de la letra. El tipo, color, tama\u00f1o, negrita, cursiva, subrayado,\u2026 P\u00e1rrafo: permite modificar las caracter\u00edsticas de cada uno de los p\u00e1rrafos. La alineaci\u00f3n, sangr\u00eda, numeraci\u00f3n y vi\u00f1etas, distancia entre l\u00edneas y entre p\u00e1rrafos, bordes de los p\u00e1rrafos,\u2026 Estilos: permite utilizar estilos en la creaci\u00f3n de los mensajes de correo. Un estilo es un conjunto de caracter\u00edsticas de formato agrupadas bajo un nombre. Dise\u00f1o de fondo y temas de documento Outlook 2010 permite utilizar los Temas de documento de Office. Al seleccionar un tema de documento estamos condicionando el tipo de letra, los colores y los efectos del mensaje. Para seleccionar un Tema de documento debemos acceder al bot\u00f3n Temas de la ficha Opciones. Desde esta misma ficha es posible configurar un color de fondo en el mensaje, utilizando el bot\u00f3n Color de p\u00e1gina. La lista de colores que aparece al hacer 8 en este bot\u00f3n es distinta en funci\u00f3n del Tema de documento seleccionado. Tambi\u00e9n es posible elegir un efecto de relleno, a partir del cual podremos decorar el fondo de la p\u00e1gina con un degradado, una textura, una trama o una imagen. En algunas ocasiones queremos preconfigurar un dise\u00f1o y un formato de correo para todos los nuevos mensajes. Para ello debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Opciones. \u00a0 Dentro de las opciones de correo haremos 8 en el bot\u00f3n Dise\u00f1o de fondo y fuentes para elegir un dise\u00f1o de fondo personal. \u00a0 \u00a0El bot\u00f3n Tema permite elegir el tema de fondo. \u00a0 Desde esta ventana tambi\u00e9n es posible configurar la fuente que debe usarse en los nuevos mensajes y en los mensajes de respuesta y reenviados. Firmas de correo electr\u00f3nico En muchas ocasiones insertamos al final de los mensajes el nombre, cargo, empresa y direcci\u00f3n del remitente del mismo. Como esta informaci\u00f3n la queremos insertar al final de muchos de los mensajes creados, definiremos una firma con ella. Para crear una firma podemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Opciones. Desde las opciones de correo, utiliz\u00e1remos el bot\u00f3n Firmas para definirla. \u00a0 Para definir una nueva firma haremos 8 en el bot\u00f3n Nueva e introduciremos su contenido en el cuadro inferior. Podemos modificar el formato del texto de la firma e incluso insertar en ella im\u00e1genes, tarjetas de presentaci\u00f3n e hiperv\u00ednculos. Tambi\u00e9n podemos configurar la firma predeterminada para mensajes nuevos y respuestas o reenv\u00edos. Respuestas autom\u00e1ticas \u2013 Asistente para fuera de la oficina Es posible configurar un mensaje de respuesta autom\u00e1tico, que se enviar\u00e1 a los remitentes de los mensajes recibidos. Este mensaje se crea utilizando el Asistente para fuera de la oficina. Para configurarlo, debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Respuestas autom\u00e1ticas. El asistente para fuera de la oficina permite configurar los siguientes par\u00e1metros: No enviar respuestas autom\u00e1ticas: utilizamos esta opci\u00f3n para desactivar el asistente para fuera de la oficina. Enviar respuestas autom\u00e1ticas: utilizamos est\u00e1 opci\u00f3n para activar el asistente para fuera de la oficina. Una vez activado el asistente podremos configurar los mensajes de respuesta. Enviar s\u00f3lo durante este intervalo de tiempo: permite configurar el intervalo de tiempo durante el cual se enviar\u00e1n los mensajes de respuesta autom\u00e1ticos. Dentro de mi organizaci\u00f3n: mensaje de respuesta autom\u00e1tica que se enviar\u00e1 cuando un miembro de nuestra empresa nos envi\u00e9 un mensaje de correo electr\u00f3nico. Fuera de mi organizaci\u00f3n: mensaje de respuesta autom\u00e1tica que se enviar\u00e1 cuando una persona que no pertenece a miembro de nuestra empresa nos envi\u00e9 un mensaje de correo electr\u00f3nico. Este mensaje puede enviarse a todos los remitentes ajenos a nuestra empresa, o s\u00f3lo a aquellos presentes en nuestra libreta de direcciones. El aspecto del cuadro de di\u00e1logo del asistente para fuera de la oficina depende de la versi\u00f3n de Microsoft Exchange que utiliza nuestro servidor de correo electr\u00f3nico. Las im\u00e1genes anteriores corresponden a un servidor Microsoft Exchange 2010. Mediante el bot\u00f3n Regla podemos definir una serie de acciones que deban aplicarse a los mensajes recibidos. Por ejemplo, si nos vamos a ausentar unos d\u00edas por vacaciones, podemos configurar una regla que reenv\u00ede todos los mensajes de correo que env\u00ede un cliente a la\u00a0 direcci\u00f3n de correo de un compa\u00f1ero, para asegurar que el cliente est\u00e1 correctamente atendido. Configurar confirmaciones para un mensaje En ocasiones es importante recibir confirmaci\u00f3n de la entrega o de la lectura de los mensajes de correo electr\u00f3nico. Outlook 2010 permite configurar los mensajes con esta finalidad. Para ello, mientras estemos redactando un mensaje nuevo, utilizaremos los botones del grupo Seguimiento de la ficha Opciones. Existen dos tipos de confirmaciones: Solicitar una confirmaci\u00f3n de entrega: al activar esta casilla, el servidor de correo del destinatario nos env\u00eda confirmaci\u00f3n conforme ha entregado este mensaje en el buz\u00f3n del destinatario. Esto no implica que el destinatario haya visto ni le\u00eddo el mensaje. Solicitar una confirmaci\u00f3n de lectura: cuando el destinatario lea el mensaje, le aparecer\u00e1 un mensaje solicitando el env\u00edo de la confirmaci\u00f3n de lectura. El destinatario podr\u00e1, en este momento, decidir si env\u00eda o no esta confirmaci\u00f3n. Es posible preparar Outlook para que todos los nuevos mensajes est\u00e9n configurados de forma predeterminada con alguna de las confirmaciones anteriores. Para ello debemos acceder a la ficha Archivo &#8211; Opciones. En las opciones de correo debemos acceder al grupo Seguimiento y activar la casilla correspondiente en la secci\u00f3n Para todos los mensajes enviados, solicitar. Recuperar un correo electr\u00f3nico enviado Si alg\u00fan d\u00eda enviamos un mensaje de correo electr\u00f3nico por error, podemos solicitar a Outlook 2010 que intente recuperarlo. Para que el intento pueda tener \u00e9xito ser\u00e1 necesario que el destinatario no haya le\u00eddo el mensaje. Para intentar recuperar el mensaje, debemos abrir el mensaje enviado por error, desde la bandeja de Elementos enviados, y utilizar el bot\u00f3n Acciones de la ficha Mensaje, seleccionando Recuperar este mensaje. A continuaci\u00f3n Outlook solicita si s\u00f3lo queremos eliminar las copias no le\u00eddas de los mensajes, o bien queremos reemplazar las copias no le\u00eddas por un mensaje nuevo. Agregar botones de votaci\u00f3n Microsoft Outlook 2010 permite agregar botones de voto a los mensajes con la finalidad de poder realizar un sondeo mediante mensajes de correo electr\u00f3nico y posteriormente realizar un seguimiento de las repuestas. Cuando los destinatarios responden a un sondeo, las respuestas de votaci\u00f3n se pueden incluir autom\u00e1ticamente en Outlook o se pueden exportar a una hoja de c\u00e1lculo de Excel. Para agregar botones de voto a un mensaje debemos acceder al bot\u00f3n Utilizar botones de voto de la ficha Opciones. En este momento debemos elegir una de las siguientes opciones: Aprobar;Rechazar: usamos esta opci\u00f3n cuando queremos solicitar una autorizaci\u00f3n para realizar una acci\u00f3n. S\u00ed;No:\u00a0usamos esta opci\u00f3n cuando queremos realizar un sondeo r\u00e1pido y lo \u00fanico que buscamos es una respuesta en forma de s\u00ed o no. S\u00ed;No;Quiz\u00e1s: usamos esta opci\u00f3n si no queremos limitar las respuestas a s\u00ed o no. Personalizado: usamos esta opci\u00f3n para crear nombres de botones personalizados. Al escoger esta opci\u00f3n aparecer\u00e1 el cuadro de di\u00e1logo Propiedades. Debemos seleccionar la casilla Usar botones de voto e introducir los nombres de los botones separados por un punto y coma. Cuando el destinatario abra el mensaje, en la cinta de opciones encontrar\u00e1 el bot\u00f3n Votar, mediante el cual podr\u00e1 seleccionar una de las respuestas configuradas. Para revisar las respuestas recibidas a la encuesta, debemos acceder al mensaje original, que normalmente estar\u00e1 situado en la carpeta Elementos enviados y utilizar el bot\u00f3n Seguimiento de la ficha Mensaje. Debemos tener presente que el bot\u00f3n Seguimiento no aparece hasta que al menos un remitente ha enviado el voto. Como las respuestas est\u00e1n situadas en el interior de una tabla, podremos seleccionarlas f\u00e1cilmente y mediante las opciones de Copiar y Pegar las podremos incorporar en una hoja de Excel. 2.2\u00a0\u00a0 Administraci\u00f3n del correo electr\u00f3nico Agregar datos adjuntos Outlook 2010 permite a\u00f1adir ficheros y elementos adjuntos a los mensajes. Un fichero adjunto es un archivo, creado generalmente con una aplicaci\u00f3n independiente, que empaquetamos en el interior del mensaje. Es lo que hacemos cuando queremos enviar un libro de Excel o un documento de Word por correo electr\u00f3nico. Un elemento adjunto es un elemento propio de Outlook que enviamos como adjunto en un mensaje de correo Para agregar datos adjuntos debemos acceder a la ficha Insertar y utilizar los botones del grupo Incluir. Adjuntar archivo: permite adjuntar un archivo a un mensaje de correo electr\u00f3nico. Elemento de Outlook: permite adjuntar un objeto de Outlook a un mensaje de correo electr\u00f3nico. De esta forma podemos insertar citas, tareas, contactos, o incluso otros mensajes. Tarjeta de presentaci\u00f3n: permite insertar la informaci\u00f3n de un contacto en el mensaje en forma de tarjeta de presentaci\u00f3n. Calendario: permite insertar una instant\u00e1nea de calendario en el mensaje. Es una forma sencilla de enviar un fragmento de nuestro calendario por correo electr\u00f3nico. Editar datos adjuntos Podemos ver que un mensaje contiene datos adjuntos, por el icono en forma de clip que aparecer\u00e1 junto al mensaje en la lista de mensajes. Para abrir el dato adjunto podemos: Abrir el mensaje, haciendo 88 en \u00e9l y a continuaci\u00f3n hacer 88 en el nombre del adjunto que aparece en la cabecera del mensaje. Si tenemos el panel de lectura activado, podemos hacer 88 en el nombre del dato adjunto, que aparece en la cabecera del mensaje. Cualquiera de las dos acciones anteriores almacena el dato adjunto en una carpeta temporal del sistema para que podamos trabajar con \u00e9l. Tambi\u00e9n podemos almacenar los datos adjuntos en una carpeta del ordenador. Para ello debemos: Seleccionar el mensaje en la lista de mensajes y acceder a la ficha Archivo \u2013 Guardar datos adjuntos. Tambi\u00e9n podemos hacer 8 con el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n sobre el nombre del dato adjunto, que aparece en la cabecera del mensaje, y elegir la opci\u00f3n Guardar como del men\u00fa contextual. La opci\u00f3n Guardar todos los datos adjuntos permite guardar todos los documentos adjuntos de un mensaje en una misma carpeta. Vista previa de datos adjuntos Microsoft Outlook 2010 permite visualizar los datos adjuntos, sin necesidad de abrirlos. De esta forma, si tenemos el panel de lectura activado, al hacer 8 sobre el dato adjunto en el panel de lectura, aparecer\u00e1 un bot\u00f3n para previsualizar el adjunto. Para que el panel de lectura vuelva a mostrar el contenido del mensaje, debemos hacer 8 en el bot\u00f3n Mensaje. La previsualizaci\u00f3n de datos adjuntos s\u00f3lo funciona con algunos tipos de datos. Esta caracter\u00edstica tambi\u00e9n funciona si abrimos el mensaje en una nueva ventana, en lugar de utilizar el panel de lectura. \u00a0 Categor\u00edas de color Outlook 2010 ofrece la posibilidad de organizar sus elementos mediante Categor\u00edas de color. Para marcar un mensaje con una categor\u00eda de color debemos seleccionar el mensaje y hacer 8 en el bot\u00f3n Categorizar de la ficha Inicio. En principio, las categor\u00edas tienen nombre de colores (categor\u00eda amarilla, categor\u00eda roja,\u2026). No obstante, la primera vez que usamos una categor\u00eda, Outlook nos permite cambiar su nombre. Si posteriormente queremos volver a cambiar el nombre de la categor\u00eda, podemos usar la opci\u00f3n Todas la categor\u00edas. El bot\u00f3n Todas las categor\u00edas permite crear nuevas categor\u00edas, cambiar el nombre a las categor\u00edas, eliminarlas, escoger su color y asignarles una tecla de m\u00e9todo abreviado. Cuando a un mensaje se le ha asignado una categor\u00eda, el color se muestra en dos ubicaciones distintas: En la lista de mensajes: se muestra un cuadro de color junto al mensaje Al abrir el mensaje: en la cabecera del mensaje aparece un cuadro de color, as\u00ed como el nombre de la categor\u00eda. Marcas de seguimiento Otra forma \u00fatil de organizar los mensajes recibidos es la de agregarles marcas de seguimiento. Estas marcas\u00a0 consisten en una banderola que se muestra junto al mensaje, para indicar que le debemos dar determinado seguimiento. En versiones anteriores de Outlook, las banderolas pod\u00edan tener distintos colores. En este caso cada color se utilizaba para asignar una categor\u00eda al mensaje. Actualmente en Outlook 2010 las banderolas siempre son de color rojo. Si queremos utilizar colores para clasificar los mensajes, debemos usar Categor\u00edas de color. Todos los mensajes marcados con seguimiento tienen asociada una banderola de color rojo, pero la intensidad del color es distinta en funci\u00f3n del tiempo que queda hasta la fecha de vencimiento definida. En los mensajes que vencen hoy la banderola es de color rojo intenso, y la intensidad del color va disminuyendo a medida que la fecha de vencimiento es m\u00e1s lejana. Para agregar una marca de seguimiento a un mensaje, podemos acceder al bot\u00f3n Seguimiento de la ficha Inicio, donde podemos elegir distintas opciones: Marcar una fecha de seguimiento entre las disponibles (hoy, ma\u00f1ana,\u2026) o crear una personalizada. Agregar un aviso, configurando un recordatorio para un mensaje espec\u00edfico, Marcar como completado un mensaje al que ya hemos dado seguimiento. Borrar la marca de seguimiento Establecer 8 r\u00e1pido: esta opci\u00f3n permite configurar c\u00f3mo debe aparecer la marca de seguimiento, cuando hacemos 8 en la columna de seguimiento de la lista de mensajes. Tambi\u00e9n podemos agregar una marca de seguimiento a un mensaje haciendo 8 en la columna de seguimiento de la lista de mensajes. Otra forma r\u00e1pida de crear una marca de seguimiento a un mensaje es arrastrar el mensaje hasta el interior de la lista de tareas de la barra de tareas pendientes. Pasos r\u00e1pidos Los pasos r\u00e1pidos de Outlook 2010 permiten automatizar aquellas acciones realizadas con asiduidad en el programa.\u00a0 Por ejemplo, imaginemos que a menudo queremos responder a un mensaje y a continuaci\u00f3n queremos eliminar el mensaje original de nuestra bandeja de entrada. Utilizando un Paso r\u00e1pido, podremos realizar estas dos acciones con un simple 8 \u00a0de rat\u00f3n. Para ello, bastar\u00e1 con seleccionar el mensaje y utilizar el bot\u00f3n Responder y eliminar del grupo Pasos r\u00e1pidos de la ficha Inicio. Outlook 2010 incorpora un conjunto de pasos r\u00e1pidos pre-configurados. No obstante, tambi\u00e9n podemos configurar nuestros propios pasos r\u00e1pidos, lo cual nos permitir\u00e1 adecuar el entorno de trabajo a nuestras necesidades. Para crear un paso r\u00e1pido debemos: Hacer 8 en el bot\u00f3n Crear nuevo del grupo Pasos r\u00e1pidos de la ficha Inicio Introducir un nombre para el paso r\u00e1pido e ir agregando las acciones que el paso r\u00e1pido deber\u00e1 ejecutar. En el siguiente ejemplo, el paso r\u00e1pido responde al mensaje y marca el mensaje para seguimiento esta semana. Vista de conversaci\u00f3n La vista de conversaci\u00f3n de Outlook 2010, permite agrupar todos los mensajes enviados y recibidos en una misma conversaci\u00f3n. Esta vista resulta realmente \u00fatil, ya que evita tener que ir buscando los distintos mensajes de la conversaci\u00f3n en el interior de las carpetas de correo recibido y de correo enviado. Para activar la vista de conversaci\u00f3n, debemos activar la casilla Mostrar mensajes en conversaciones de la ficha Vista. A continuaci\u00f3n Outlook nos preguntar\u00e1 si s\u00f3lo queremos aplicar la visa de conversaci\u00f3n a la carpeta seleccionada o bien si la queremos aplicar a todas las carpetas. Una vez activada la vista de conversaci\u00f3n, el bot\u00f3n Configuraci\u00f3n de la conversaci\u00f3n, permite configurar algunas cuestiones relativas al aspecto de la conversaci\u00f3n, como puede ser el tipo de sangr\u00eda que se aplica a la conversaci\u00f3n, si las conversaciones deben aparecer expandidas,\u2026 Gesti\u00f3n del calendario_ 3.1\u00a0\u00a0 Citas, eventos y reuniones Crear una cita desde el panel cuadriculado del calendario Para crear una cita desde el panel cuadriculado del calendario, debemos hacer 8 en la hora del calendario donde queremos crear la cita y escribir directamente el asunto de la cita. De forma autom\u00e1tica se crea una cita que tiene una duraci\u00f3n de 30 minutos. Para modificar la duraci\u00f3n de la cita, debemos arrastrar el punto que aparece en la zona central de la misma. Para cambiar la cita de lugar, bastar\u00e1 con arrastrarla desde su interior con el rat\u00f3n. Crear una cita desde la cinta de opciones Podemos crear una cita utilizando el bot\u00f3n Nueva cita de la ficha Inicio. Otra forma posible es realizar un 88 en la hora donde queremos crear la cita, en la hoja del calendario. En todos los casos aparecer\u00e1 una nueva ventana desde donde podremos configurar las caracter\u00edsticas de la nueva cita. Asunto: breve descripci\u00f3n del tema de la cita. Esta descripci\u00f3n se mostrar\u00e1 en la vista de la hoja de calendario. Ubicaci\u00f3n: lugar donde tendr\u00e1 lugar la cita. Su introducci\u00f3n es opcional. Inicio: fecha y hora de inicio de la cita. Finalizaci\u00f3n: fecha y hora de final de la cita. Podemos utilizar el cuerpo de la cita para introducir informaci\u00f3n relevante de la misma. El bot\u00f3n Mostrar como de la ficha Cita, permite configurar la informaci\u00f3n de disponibilidad de la franja horaria ocupada por la cita. Esta informaci\u00f3n de disponibilidad podr\u00e1 ser usada por los dem\u00e1s usuarios para conocer en qu\u00e9 horas nos pueden convocar a una reuni\u00f3n. Las opciones disponibles son: Disponible Provisional No disponible Fuera de la oficina Tambi\u00e9n podemos configurar un aviso, para recibir una notificaci\u00f3n antes del inicio de la cita. Para ello debemos utilizar el bot\u00f3n Aviso de la ficha Cita. El bot\u00f3n Categorizar de la ficha Cita, permite asignar una categor\u00eda de color a la cita. Se trata de las mismas categor\u00edas de color que tratamos en el cap\u00edtulo del correo. Al igual que ocurre con los mensajes de correo electr\u00f3nico, podemos configurar la importancia o prioridad de las citas. Por defecto una cita tiene importancia Normal. Para configurar importancia Alta o Baja debemos utilizar los botones correspondientes del grupo Etiquetas de la ficha Cita. Crear una cita a partir de un mensaje de correo electr\u00f3nico Es posible crear una cita, basada en un mensaje de correo electr\u00f3nico recibido. Para hacerlo basta con arrastrar el mensaje de correo electr\u00f3nico hasta el icono del calendario del panel de navegaci\u00f3n de Outlook. Esto crea una nueva cita en el d\u00eda y hora actuales. En esta nueva cita, el asunto coincide con el asunto del mensaje, y en el cuerpo de la cita aparece el mismo cuerpo del mensaje. Crear un evento Un evento se corresponde a una cita de todo un d\u00eda. Para crear un evento debemos seguir los mismos pasos que para crear una cita, pero en el momento de indicar la fecha de inicio y fin de la misma, debemos activar la casilla Todo el d\u00eda en la ventana de la nueva cita. Autom\u00e1ticamente se desactivan los cuadros de inicio y finalizaci\u00f3n. Adem\u00e1s el cuadro Mostrar como de la ficha Cita queda autom\u00e1ticamente configurado como Disponible y el Aviso en 18 horas. Cuando un evento se muestra en la vista del calendario siempre aparece en la parte superior de la hoja del calendario. Programar una reuni\u00f3n Una reuni\u00f3n es una cita en la que deben participar otras personas. Outlook 2010 ofrece distintas formas de crear una convocatoria de reuni\u00f3n. Para crear una convocatoria de reuni\u00f3n debemos acceder al bot\u00f3n Nueva reuni\u00f3n de la ficha Inicio. Al crear una convocatoria de reuni\u00f3n debemos indicar la siguiente informaci\u00f3n: Para\u2026: direcciones de correo electr\u00f3nico de las personas que deben asistir a la reuni\u00f3n. Podemos hacer 8 en el bot\u00f3n Para\u2026 y seleccionar los destinatarios de la lista global de direcciones o la carpeta de contactos. Podemos distinguir entre los asistentes necesarios (los que deben asistir a la reuni\u00f3n), los asistentes opcionales (los que deben estar enterados de la reuni\u00f3n, pero no es necesario que asistan) y los recursos. Al convocar un recurso a una reuni\u00f3n estamos reservando el recurso. De esta forma podemos seleccionar salas, proyectores,\u2026 Asunto: tema de la reuni\u00f3n. Ubicaci\u00f3n: lugar donde tendr\u00e1 lugar la reuni\u00f3n. Comienzo \u2013 finalizaci\u00f3n: d\u00eda y hora de inicio y fin de la reuni\u00f3n. Al convocar una reuni\u00f3n puede ser conveniente verificar si los convocados tienen disponibilidad para asistir a la misma. Si las personas convocadas pertenecen a nuestra organizaci\u00f3n y tienen la cuenta definida en Microsoft Exchange, podemos conocer su disponibilidad usando el bot\u00f3n Programaci\u00f3n de la ficha Reuni\u00f3n. En la ventana anterior queda reflejada la informaci\u00f3n de disponibilidad de los distintos contactos a los que queremos convocar a la reuni\u00f3n. Gracias a esta informaci\u00f3n podemos decidir la franja horaria m\u00e1s adecuada para la convocatoria de la reuni\u00f3n. Debemos tener en cuenta que, para poder usar esta caracter\u00edstica los usuarios deben disponer de una cuenta en Microsoft Exchange. Microsoft Exchange extrae la informaci\u00f3n de disponibilidad de la configuraci\u00f3n de las citas de cada uno de los usuarios, por lo que es necesario que los usuarios tengan creadas de forma correcta sus citas y reuniones en Outlook. Una vez configurada la reuni\u00f3n, bastar\u00e1 con hacer 8 en el bot\u00f3n Enviar. Outlook 2010 env\u00eda la convocatoria de reuni\u00f3n por correo electr\u00f3nico y cada uno de los destinatarios la recibir\u00e1 en su Bandeja de entrada. Transformar una cita en una reuni\u00f3n Podemos considerar una reuni\u00f3n como una cita a la cual invitamos a una serie de asistentes. Por lo tanto, es posible transformar una cita en una reuni\u00f3n de forma sencilla. Para ello debemos abrir la cita y utilizar el bot\u00f3n Invitar a los asistentes de la ficha Cita. A continuaci\u00f3n ya podremos introducir las direcciones de los asistentes a la reuni\u00f3n tal como hac\u00edamos al convocar una reuni\u00f3n directamente. Aceptar o rechazar una reuni\u00f3n Las convocatorias de reuni\u00f3n se env\u00edan a trav\u00e9s del correo electr\u00f3nico y los destinatarios las reciben en su bandeja de entrada. Cuando los destinatarios abren la convocatoria de reuni\u00f3n deben responder a la convocatoria, utilizando una de las opciones que aparecen en la ficha Reuni\u00f3n del mensaje. Las opciones disponibles son: Aceptar: acepta la reuni\u00f3n y confirma la asistencia a la misma. Provisional: acepta la reuni\u00f3n de forma provisional. Rechazar: rechaza la convocatoria de reuni\u00f3n. Proponer una nueva hora: propone una nueva hora para la reuni\u00f3n. Responder: permite responder a la convocatoria de reuni\u00f3n con un mensaje de correo electr\u00f3nico, un mensaje instant\u00e1neo o una llamada telef\u00f3nica. En todos los casos anteriores se env\u00eda una respuesta por correo electr\u00f3nico indicando la acci\u00f3n realizada por el asistente a la reuni\u00f3n. Seguimiento de respuestas Para hacer el seguimiento de las respuestas recibidas a la convocatoria de reuni\u00f3n debemos abrir la reuni\u00f3n y utilizar el bot\u00f3n Seguimiento de la ficha Reuni\u00f3n. Podremos ver el tipo de respuesta enviada por cada uno de los usuarios. Cancelar una reuni\u00f3n El bot\u00f3n Cancelar reuni\u00f3n permite informar a los asistentes a la misma, que la reuni\u00f3n no se llevar\u00e1 a cabo. Al cancelar una reuni\u00f3n se env\u00eda un mensaje a los asistentes a la misma informando de la cancelaci\u00f3n. Al autor de la reuni\u00f3n le desaparece la misma de su calendario. Cuando los asistentes reciben el mensaje que informa de la cancelaci\u00f3n, pueden abrirlo y utilizar el bot\u00f3n Quitar del calendario, para que la reuni\u00f3n se borre de su hoja de calendario. En el caso que el asistente a la reuni\u00f3n no la elimine de su calendario, la reuni\u00f3n queda marcada como cancelada y la hora queda marcada como disponible. Citas, eventos y reuniones peri\u00f3dicas Cualquier cita, evento o reuni\u00f3n se puede programar para que se repita de forma peri\u00f3dica en el tiempo. Para ello debemos utilizar el bot\u00f3n Periodicidad que aparece al crear cualquiera de los objetos anteriores. A continuaci\u00f3n debemos configurar la frecuencia de las repeticiones, utilizando las opciones de la ventana Repetir cita. La frecuencia podr\u00e1 ser diaria, mensual, semanal o anual. Indicamos tambi\u00e9n cu\u00e1ndo deben iniciarse las repeticiones y hasta cu\u00e1ndo deben realizarse repeticiones. Cuando una cita est\u00e1 definida como peri\u00f3dica, al mostrarse en la vista de calendario muestra un icono en forma de flecha en su lado derecho. Modificar una entrada de calendario Para cambiar el rango horario de una entrada de calendario, podemos seleccionarla y arrastrar los controladores de tama\u00f1o que aparecen en sus extremos superior e inferior. Si lo que queremos es desplazar la entrada de calendario a otra franja horaria, bastar\u00e1 con arrastrarla con el rat\u00f3n hasta la nueva hora. Si la modificaci\u00f3n la hacemos en una de las repeticiones de una cita peri\u00f3dica, el icono de la flecha que aparece en su extremo izquierdo aparece tachado,\u00a0 para indicar que esta repetici\u00f3n es distinta al resto de repeticiones de la misma cita. Tambi\u00e9n es posible modificar cualquier detalle de la entrada de calendario haciendo 88 en ella y editando cualquiera de sus propiedades. Al hacer 88 en una de las repeticiones de una cita peri\u00f3dica, Outlook nos solicita si queremos abrir una de las repeticiones o el conjunto de las mismas. Si s\u00f3lo abrimos la repetici\u00f3n actual, las modificaciones efectuadas no afectan al resto de repeticiones y la flecha que aparece en el lado derecho de la cita aparece tachada. Eliminar una entrada de calendario Para eliminar una entrada de calendario basta con seleccionarla y pulsar la techa Suprimir. Si intentamos suprimir una cita peri\u00f3dica, Outlook solicita si queremos suprimir la repetici\u00f3n actual o bien el conjunto de repeticiones. Si abrimos una cita haciendo un 88 en ella, tambi\u00e9n podemos eliminarla utilizando el bot\u00f3n Eliminar que aparece en el ficha Cita. 3.2\u00a0\u00a0 Editar, realizar cambios y personalizar las vistas Vistas de calendario Podemos visualizar el calendario utilizando una vista diaria, semanal o mensual. Al utilizar una vista diaria, Outlook muestra una hoja de calendario, donde aparecen todas las citas de un d\u00eda, en intervalos de 30 minutos. Al utilizar vistas semanales o mensuales, Outlook muestra la hoja semanal o mensual del calendario, respectivamente. En la vista diaria, Outlook muestra una hoja de calendario, donde aparecen todas las citas de un d\u00eda, en intervalos de 30 minutos.Para activar la vista diaria, podemos utilizar el bot\u00f3n D\u00eda que aparece en la ficha Inicio. En la vista semanal, Outlook muestra el calendario de una semana, en el que dispone las citas de cada uno de los d\u00edas en una columna distinta. Tambi\u00e9n es posible configurar la vista de la semana laboral. La semana laboral, por defecto, est\u00e1 formada por cinco d\u00edas (de lunes a viernes), pero es configurable desde las opciones del programa. Para activar la vista semanal, podemos utilizar el bot\u00f3n Semana de la ficha Inicio. Para activar la vista de la semana laboral, podemos utilizar el bot\u00f3n Semana laboral de la ficha Inicio. En la vista mensual, Outlook muestra el calendario de un mes completo y en cada uno de los d\u00edas muestra las citas, reuniones y eventos configurados.La vista mensual puede configurarse para que las citas muestren un nivel de detalle bajo, medio o alto.Para activar la vista mensual, podemos utilizar el bot\u00f3n Mes que aparece en la ficha Inicio. Aparte de las vistas diaria, semanal y mensual, Outlook permite aplicar otros modos de visualizar la informaci\u00f3n del calendario. Para ello, debemos utilizar la ficha Vista \u2013 Cambiar vista y elegir otra de las vistas disponibles. Tambi\u00e9n es posible personalizar las opciones de la vista seleccionada, utilizando el bot\u00f3n Ver configuraci\u00f3n. De esta forma podremos seleccionar los campos mostrados en la vista, filtrar los datos y aplicar opciones de formato autom\u00e1tico. Finalmente, utilizando la opci\u00f3n Administrar vistas podemos crear nuestras propias vistas personalizadas o editar las vistas existentes. 3.3\u00a0\u00a0 Creaci\u00f3n y gesti\u00f3n de varios calendarios Outlook 2010 permite trabajar con varios calendarios de forma simult\u00e1nea. Los diversos calendarios pueden ser: Calendarios adicionales creados para gestionar distintos proyectos. Calendarios adicionales creados para tener la informaci\u00f3n privada en un calendario distinto de la informaci\u00f3n del trabajo. Calendarios situados en un servidor SharePoint. Calendario de Internet. Calendarios de otro usuario, en los cuales tenemos permisos de acceso delegado. Para crear un calendario adicional, debemos acceder a la ficha Carpeta \u2013 Nuevo calendario e indicar un nombre y una ubicaci\u00f3n para el mismo. Una vez creado, el nuevo calendario aparece en el panel de navegaci\u00f3n y se muestra situado en paralelo con el calendario predeterminado. Al hacer 8 en la flecha que aparece en la solapa del calendario, los dos calendarios se mostrar\u00e1n superpuestos, de forma que en un \u00fanico calendario veremos, de forma condensada, las citas correspondientes a los dos. &nbsp; \u00a0Click en la flecha para superponer los calendarios Grupos de Calentarios Al disponer de varios calendarios, sus nombres se muestran en el panel de navegaci\u00f3n, desde donde pueden mostrarse u ocultarse f\u00e1cilmente, haciendo 8\u00a0 en la casilla que aparece a su izquierda. En el panel de navegaci\u00f3n podemos crear grupos de calendarios, a fin de mejorar la gesti\u00f3n de \u00e9stos. Para crear un grupo de calendarios podemos hacer 8\u00a0 con el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n sobre un nombre de grupo de calendario del panel de navegaci\u00f3n y seleccionar la opci\u00f3n Nuevo grupo de calendarios. Una vez creado el grupo, para a\u00f1adir calendarios en su interior, bastar\u00e1 con arrastrarlos desde el propio panel de navegaci\u00f3n. Vista de programaci\u00f3n Al visualizar un n\u00famero demasiado grade de calendarios simult\u00e1neamente, de forma paralela, cada uno de ellos se mostrar\u00eda muy estrecho. Como consecuencia las citas de cada uno de los calendarios se mostrar\u00edan de forma deficiente. Cuando Outlook detecta que queremos mostrar m\u00e1s de cinco calendarios, activa de forma autom\u00e1tica la Vista programaci\u00f3n. En esta vista los distintos calendarios se muestran uno encima del otro en una l\u00ednea temporal. 3.4\u00a0\u00a0 Lista de tareas diarias Outlook 2010 permite integrar las tareas a realizar, en un d\u00eda concreto, en la vista del calendario. Esto es posible gracias a la Lista de tareas diarias. Consiste en una lista que aparece por debajo de la hoja de calendario, en la que se muestran todas las tareas con fecha de vencimiento en el d\u00eda mostrado. Esta lista muestra tanto las tareas como los mensajes que hayamos marcado con seguimiento. En caso de no marcar una tarea como completada, la tarea volver\u00e1 a mostrarse el siguiente d\u00eda en la lista de tareas diarias. Para marcar una tarea como completada, basta con hacer 8 \u00a0en el icono de la marca que aparece a la derecha de la tarea. Una vez la tarea est\u00e1 completada se visualiza en formato tachado. Si una tarea est\u00e1 caducada (ha superado su fecha de vencimiento) aparece de color rojo. Para mostrar la lista de tareas diarias, debemos acceder a la ficha Vista \u2013 Lista de tareas diarias \u2013 Normal. Es posible minimizar la lista de tareas diarias utilizando el icono en forma de flecha que aparece en su extremo superior derecho. Tambi\u00e9n podemos minimizarla desde la ficha Ver \u2013 Lista de tareas diarias \u2013 Minimizado. Para desactivar la lista de tareas diarias, debemos acceder a la ficha Vista \u2013 Lista de tareas diarias \u2013 Desactivado. &nbsp; Contactos, tareas y notas_ 4.1\u00a0\u00a0 Gesti\u00f3n de contactos Outlook 2010 nos ofrece una interfaz sencilla para almacenar y organizar la informaci\u00f3n de nuestros contactos, de forma que podamos utilizar esta informaci\u00f3n en el env\u00edo de mensajes, la convocatoria de reuniones y eventos, hacer el seguimiento de tareas o establecer reglas para nuestras carpetas Podemos acceder a la informaci\u00f3n almacenada de los contactos mediante el bot\u00f3n Contactos del panel de navegaci\u00f3n. Crear contactos Para agregar un nuevo contacto podemos usar distintos procedimientos: Utilizando la cinta de opciones: utilizando el bot\u00f3n Nuevo contacto de la ficha Inicio, aparece el cuadro de di\u00e1logo que permite introducir la informaci\u00f3n del contacto. Utilizando este cuadro de di\u00e1logo podemos introducir toda la informaci\u00f3n del contacto, ya sea informaci\u00f3n, personal, informaci\u00f3n de trabajo,\u2026 Tambi\u00e9n nos permite introducir una fotograf\u00eda del contacto. Con los datos del contacto, Outlook confecciona una tarjeta de presentaci\u00f3n electr\u00f3nica.\u00a0 Es posible configurar los datos que Outlook mostrar\u00e1 en la tarjeta de presentaci\u00f3n electr\u00f3nica. En ocasiones los contactos pertenecen a una misma empresa, en este caso podemos almacenar al informaci\u00f3n de los\u00a0 nuevos contactos sin necesidad de volver a introducir los datos de la empresa. Para ello debemos acceder al bot\u00f3n Guardar y nuevo del grupo Acciones de la ficha Contacto y utilizar la opci\u00f3n Contacto de la misma compa\u00f1\u00eda. A partir de un mensaje de correo electr\u00f3nico: tambi\u00e9n podemos guardar la informaci\u00f3n de contacto desde un mensaje recibido, haciendo 8 con el bot\u00f3n secundario en la direcci\u00f3n o el nombre del remitente del campo De del mensaje, eligiendo la opci\u00f3n agregar a contactos de Outlook. A partir de una tarjeta de presentaci\u00f3n: si el mensaje contiene una tarjeta de presentaci\u00f3n, tambi\u00e9n podemos usar el bot\u00f3n secundario sobre la tarjeta, para agregar sus datos en la lista de contactos de Outlook. Crear una lista de distribuci\u00f3n En ocasiones queremos enviar mensajes a un grupo de personas, por ejemplo, todos los contactos de un departamento, de una empresa, de un equipo de trabajo\u2026 Para ello, Outlook permite crear Grupos de contactos. Para crear un grupo de contactos, debemos utilizar el bot\u00f3n Nuevo grupo de contactos de la ficha Inicio. Debemos introducir un nombre para el grupo de contactos\u00a0 y seleccionar los integrantes del mismo, mediante el bot\u00f3n Agregar miembros. Al agregar un nuevo miembro al grupo, podemos elegir el origen del contacto: Desde los contactos de Outlook: para agregar un contacto creado previamente en nuestra carpeta de contactos. Desde la libreta de direcciones: para agregar un contacto desde la libreta global de direcciones de la empresa. Nuevo contacto de Outlook: para crear un nuevo contacto. Buscar un contacto Una forma r\u00e1pida para localizar un contacto en Outlook 2010, consiste en escribir el nombre del contacto en el cuadro Buscar un contacto de la ficha Inicio. Al empezar a escribir el nombre del contacto, Outlook realizar una b\u00fasqueda r\u00e1pida del contacto a trav\u00e9s de todas las libretas de direcciones existentes. Enviar un contacto Outlook 2010 permite enviar todos los datos de un contacto por correo electr\u00f3nico. Para ello, basta con acceder a la lista de contactos y utilizar el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n sobre el contacto que queremos enviar. A continuaci\u00f3n, en el men\u00fa contextual utilizaremos la opci\u00f3n Reenviar contacto. Outlook permite enviar el contacto como tarjeta de presentaci\u00f3n o bien como contacto de Outlook. En ambos casos, se env\u00eda el contacto en forma de un archivo vcf adjunto. No obstante, la opci\u00f3n que env\u00eda la tarjeta de presentaci\u00f3n, incrusta la imagen de la tarjera en el cuerpo del mensaje. Tambi\u00e9n es posible enviar el contacto a trav\u00e9s de un mensaje SMS. No obstante, para utilizar esta opci\u00f3n debemos tener configurada una cuenta de mensajer\u00eda de texto con un proveedor de servicios SMS. Tarjetas de presentaci\u00f3n Cada uno de los contactos de la carpeta de contactos de Outlook, dispone de una tarjeta de presentaci\u00f3n propia. Se trata de una \u201ctarjeta de visita\u201d similar a las tarjetas de visita tradicionales en papel. Outlook 2010 permite configurar la tarjeta de presentaci\u00f3n de cada contacto, de forma que podemos incluir en ella cualquiera de los datos almacenados en el contado, as\u00ed como una imagen del mismo. La imagen puede corresponder al logotipo de una empresa o bien a la propia foto del contacto. Para configurar la tarjeta de presentaci\u00f3n de un contacto, basta con acceder a la carpeta de contactos y hacer doble click \u00a0en el contacto deseado. En el extremo superior derecho de la ventana del contacto se muestra la tarjeta de presentaci\u00f3n. Para configurar los datos presentes en la tarjeta, as\u00ed como su distribuci\u00f3n haremos 8 \u00a0con el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n sobre la tarjeta seleccionando la opci\u00f3n Editar tarjeta de presentaci\u00f3n. Desde la secci\u00f3n Dise\u00f1o de tarjeta, podemos configurar la imagen de la tarjeta, as\u00ed como su ubicaci\u00f3n y tama\u00f1o. Desde la secci\u00f3n Campos, definimos los campos de datos que deben aparecer en cada una de las l\u00edneas de la tarjeta. La secci\u00f3n Editar, permite configurar el formato de los datos presentes en cada una de las l\u00edneas de la tarjeta. 4.2\u00a0\u00a0 Tareas Las tareas de Outlook 2010 permiten gestionar aquellas actividades que deben realizarse con una fecha de vencimiento marcada. Se trata de actividades que no requieren que reservemos un tiempo concreto para realizarlas en el calendario. Crear una tarea Para crear una tarea debemos utilizar el bot\u00f3 Nueva tarea de la ficha Inicio y a continuaci\u00f3n definir todos los detalles y avisos necesarios. Tambi\u00e9n podemos crear una nueva tarea desde la lista de tareas de la barra de tareas pendientes. Tambi\u00e9n es posible crear una nueva tarea a partir de un mensaje de correo electr\u00f3nico. Basta con arrastrar el mensaje hasta el bot\u00f3n Tareas del panel de navegaci\u00f3n de Outlook. Al hacerlo, Outlook crea una nueva tarea que tiene como asunto el propio asunto del mensaje y como cuerpo una copia del cuerpo del mensaje. Posteriormente debemos configurar las fechas de inicio y vencimiento de la tarea. Seguimiento de una tarea Outlook 2010 permite introducir informaci\u00f3n del seguimiento de la tarea. De esta forma, durante la vida de la tarea, \u00e9sta puede pasar por diversos estados: No comenzada En curso Completada A la espera de otra persona Aplazada Tambi\u00e9n podemos registrar el grado de avance de la tarea, indicando el porcentaje completado. En el momento que indicamos un porcentaje de tarea completado mayor que 0%, la tarea cambia su estado a en curso. Cuando indicamos un porcentaje de tarea completado del 100%, la tarea cambia su estado a completada. Outlook 2010 permite asignar tareas a otra persona. Para ello debemos utilizar el bot\u00f3n Asignar tarea de la ficha Tarea. A continuaci\u00f3n introducimos el nombre o la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico de la persona o personas a las que queremos asignar la tarea. Los cuadros Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est\u00e9 completada permite mantener el seguimiento de las tareas asignadas a otras personas. Los destinatarios reciben la asignaci\u00f3n como un mensaje en su bandeja de entrada, y la deben aceptar o rechazar. Si aceptamos una tarea nos convertimos en propietarios y somos quien ha de ir actualizando su estado. Si la rechazamos es posible aceptarla de nuevo. Para recuperarla, buscamos el mensaje y hacemos 8 en Devolver a la lista de tareas del grupo Administrar tarea de la ficha Tarea. Vistas de tareas Desde la ficha Vista \u2013 Cambiar vista, podemos elegir entre una gran cantidad de vistas posibles de para las tareas. As\u00ed pues, podemos ver las tareas activas, las tareas completadas, las tareas de los pr\u00f3ximos 7 d\u00edas, las tareas situadas en una escala de tiempo\u2026 Outlook 2010 tambi\u00e9n muestra las tareas en la barra de tareas pendientes y en la lista de tareas diarias del calendario. En la lista de tareas diarias del calendario aparecen todas las tareas que tienen como fecha de vencimiento, la fecha del d\u00eda mostrado en el calendario. Si una tarea que vence en un d\u00eda concreto no se marca como completada, vuelve a aparecer en la lista de tareas pendientes del d\u00eda siguiente. 4.3\u00a0\u00a0 Notas Las notas de Outlook 2010 permiten crear anotaciones similares a las conocidas notas Post-it. Crear una nota Para crear una nueva nota debemos utilizar el bot\u00f3n Nueva nota de la ficha Inicio.\u00a0 A continuaci\u00f3n escribimos el texto de la nota y la cerramos. Al cerrar una nota, \u00e9sta se guarda de forma autom\u00e1tica. Personalizar una nota Outlook 2010 permite personalizar el aspecto con el que aparecer\u00e1n las nuevas notas. Para hacerlo debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Opciones. Al seleccionar la categor\u00eda Notas y diario, el cuadro de di\u00e1logo permite configurar: El color predeterminado de las notas El tama\u00f1o predeterminado de las notas La fuente usada de forma predeterminada en las notas Si la nota debe mostrar la fecha y la hora de la \u00faltima modificaci\u00f3n Una vez una nota est\u00e1 creada, podemos personalizar su aspecto usando categor\u00edas de color. Visualizar las notas Es posible cambiar el modo de visualizar las notas a trav\u00e9s de la ficha Vista \u2013 Cambiar vista. Existe un conjunto de vistas predefinidas, que permite ver las notas en forma de iconos, lista, las notas de los \u00faltimos 7 d\u00edas. &nbsp; Personalizaci\u00f3n de Outlook\u00ad_ 5.1\u00a0\u00a0 Personalizaci\u00f3n interfaz Configuraci\u00f3n de vistas Outlook 2010 permite personalizar la vista en que se nos presenta la informaci\u00f3n dentro de sus diferentes entornos de correo, calendario, contactos y tareas, de forma que la informaci\u00f3n sea m\u00e1s o menos completa y est\u00e9 agrupada en funci\u00f3n de unos u otros criterios o campos. Desde la ficha Vista, podemos utilizar el bot\u00f3n Ver configuraci\u00f3n para personalizar la vista actual, eligiendo\u00a0 los diferentes campos, niveles de agrupamiento, filtros y organizaci\u00f3n de los elementos. Carpetas favoritas Carpetas favoritas es un panel ubicado en la parte superior del panel de navegaci\u00f3n, que tiene copias de la Bandeja de entrada, Elementos enviados, Carpetas de b\u00fasqueda, etc\u00e9tera. Podemos agregar, quitar y organizar las carpetas en este panel para verlas mejor y tener un acceso m\u00e1s f\u00e1cil y r\u00e1pido. Para quitar las Carpetas favoritas del panel de navegaci\u00f3n, podemos acceder a la ficha Vista \u2013 Panel de navegaci\u00f3n y desactivar la opci\u00f3n Favoritos. Desactivar las carpetas favoritas no implica que las carpetas desaparezcan. Al volver a activar las carpetas favoritas, \u00e9stas se volver\u00e1n a mostrar de nuevo. Para agregar o quitar carpetas de Carpetas favoritas, podemos hacer 8 con el bot\u00f3n secundario del rat\u00f3n en la carpeta y elegir la opci\u00f3n Mostrar en Favoritos o Eliminar de Favoritos. Tambi\u00e9n podemos arrastrar una carpeta hasta la lista de carpetas favoritas. Accesos directos Igual como en el escritorio de Windows podemos definir accesos directos a ciertos programas o documentos para abrirlos con m\u00e1s rapidez,\u00a0 en Outlook 2010 tambi\u00e9n podemos definir accesos directos para desplazarnos r\u00e1pidamente a los elementos m\u00e1s utilizados. Para acceder a los accesos directos de Outlook, debemos configurar el bot\u00f3n Accesos directos en el Panel de Exploraci\u00f3n de Outlook. Para ello basta con utilizar el bot\u00f3n Panel de navegaci\u00f3n \u2013 Opciones de la ficha Vista, y activar la casilla correspondiente a los accesos directos. Para crear un acceso directo debemos hacer 8 \u00a0con el bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n en el panel de navegaci\u00f3n de Outlook y utilizar la opci\u00f3n Nuevo acceso directo. A continuaci\u00f3n, Outlook muestra todas sus carpetas, para que podamos elegir la carpeta a la que queremos dirigir el acceso directo. Podemos crear un acceso directo a cualquiera de las carpetas de Outlook, incluyendo carpetas de correo, carpetas de calendario, carpetas de tareas, carpetas de notas, carpetas de contactos, carpetas de b\u00fasqueda,\u2026 Panel de navegaci\u00f3n De forma predeterminada, el panel de navegaci\u00f3n aparece en todas las vistas. Podemos cambiar el tama\u00f1o u ocultar el panel de navegaci\u00f3n, adem\u00e1s de mostrarlo minimizado, de forma que utilice menos espacio de la pantalla. El contenido del panel de navegaci\u00f3n depende de la vista en la que estemos trabajando, como las vistas Correo o Calendario. Cada vista ofrece acceso a la informaci\u00f3n de Microsoft Outlook relativa a esa vista. Los botones de vista y comandos que aparecen en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n corresponden a distintas vistas, tales como Calendario y Contactos. Dependiendo de la vista, aparecer\u00e1n distintos grupos de paneles, carpetas e informaci\u00f3n. Podemos\u00a0 cambiar la cantidad y el tama\u00f1o de los botones de vista, pero no podemos reorganizar los paneles individuales en el panel de navegaci\u00f3n. Tampoco podemos personalizar los colores o fuentes en los paneles. Sin embargo, s\u00ed podemos ocultar el panel de navegaci\u00f3n completamente. Para aumentar r\u00e1pidamente el espacio del panel de navegaci\u00f3n, podemos cambiar los botones grandes, que aparecen verticalmente en la parte inferior del panel, por botones peque\u00f1os, que aparezcan horizontalmente por la parte inferior del panel. Hacemos 8 en la barra de divisi\u00f3n horizontal entre las carpetas y los botones. Cuando el puntero cambie a una flecha de dos puntas, arrastramos la barra de divisi\u00f3n hacia arriba o hacia abajo. Si arrastramos la barra de divisi\u00f3n horizontal hacia la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, todos los botones grandes se convertir\u00e1n en botones peque\u00f1os y aparecer\u00e1n en una \u00fanica fila en la parte inferior del panel. A fin de configurar el panel de navegaci\u00f3n, podemos realizar las siguientes acciones: Agregar o quitar botones en el panel de navegaci\u00f3n: en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, hacemos 8 en Configurar botones &#8211; Agregar o quitar botones y, a continuaci\u00f3n, hacemos 8 en el bot\u00f3n deseado. Cambiar el tama\u00f1o del panel de navegaci\u00f3n: hacemos 8 en el borde derecho del panel de navegaci\u00f3n y cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastramos el borde hacia la izquierda o hacia la derecha. Cambiar el orden de presentaci\u00f3n de los botones: en la parte inferior del panel de exploraci\u00f3n, hacemos 8 en Configurar botones &#8211; Opciones del panel de navegaci\u00f3n. Seleccionamos el bot\u00f3n que queremos cambiar de orden y, a continuaci\u00f3n, hacemos 8 en los botones Subir o Bajar. Cambiar la cantidad de botones grandes y peque\u00f1os en el panel de navegaci\u00f3n: en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, hacemos 8 en Configurar botones &#8211; Mostrar m\u00e1s botones o Mostrar menos botones. Para ver r\u00e1pidamente m\u00e1s botones o carpetas, hacemos 8 en la barra horizontal que separa las carpetas de los botones y la arrastramos hacia arriba o hacia abajo cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas. Si arrastramos la barra de separaci\u00f3n horizontal hasta la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, todos los botones grandes se convertir\u00e1n en botones peque\u00f1os y se mostrar\u00e1n en una \u00fanica fila de iconos en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n. Mostrar u ocultar la vista Lista de carpetas: la vista Lista de carpetas, muestra todas las carpetas de Outlook, incluyendo las carpetas de correo, calendario, notas, tareas y diario. Para mostrar la vista Lista de carpetas, en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, hacemos 8 en Lista de carpetas. Para ocultar la Lista de carpetas y volver a la vista del Panel principal, en la parte inferior del panel de navegaci\u00f3n, hacemos 8 en el bot\u00f3n Correo. Quitar o minimizar Carpetas favoritas: las Carpetas favoritas son un m\u00e9todo c\u00f3modo para mostrar las carpetas de uso m\u00e1s frecuente en la parte superior del panel de navegaci\u00f3n. Podemos determinar el contenido de la lista Carpetas favoritas eligiendo las carpetas que queremos incluir. Si no queremos usar el panel Carpetas favoritas o si queremos disponer de m\u00e1s espacio en el panel de exploraci\u00f3n principal, podemos utilizar una de las siguientes opciones: Reducir el tama\u00f1o de la lista Carpetas favoritas quitando carpetas individuales de la lista. Hacemos 8 con el bot\u00f3n secundario en la carpeta que queremos quitar y, a continuaci\u00f3n, hacemos 8 en Eliminar de favoritos. Minimizar el panel Carpetas favoritas bajo el encabezado. En el encabezado Favoritos, hacemos 8 en la flecha. Deshabilitar el panel Favoritos: accedemos a la ficha Vista \u2013 Panel de navegaci\u00f3n y desactivamos la opci\u00f3n Favoritos. &nbsp; 5.2\u00a0\u00a0 Realizaci\u00f3n de b\u00fasquedas e impresi\u00f3n de elementos B\u00fasqueda instant\u00e1nea La funci\u00f3n de b\u00fasqueda avanzada de Outlook 2010 utiliza el Windows Desktop Search del sistema operativo. Para utilizar este componente es necesario utilizar Windows Vista o Windows 7. Para utilizar la b\u00fasqueda instant\u00e1nea en Windows XP es necesario instalar el Windows Desktop Search desde la Web de Microsoft. La b\u00fasqueda instant\u00e1nea es una funci\u00f3n que nos permite encontrar r\u00e1pidamente cualquier elemento de Outlook. El campo de b\u00fasqueda siempre est\u00e1 presente donde veamos este icono \u00a0\u00a0 \u00a0en cada una de las vistas. Al hacer 8\u00a0 en el interior del cuadro de b\u00fasqueda y escribir el nombre del elemento a buscar, se muestra a ficha Buscar, que contiene todas las opciones relativas a la b\u00fasqueda. Las opciones principales de b\u00fasqueda permiten: Definir el \u00e1mbito de la b\u00fasqueda. As\u00ed por ejemplo, podemos buscar en el interior de la carpeta seleccionada, de las subcarpetas, en todas las carpetas de correo o en todos los elementos de Outlook (correo, calendario, contactos, tareas, diario, notas) Refinar la b\u00fasqueda. Esto permite indicar a Outlook que busque en una parte concreta del elemento. Por ejemplo, podemos buscar todos los mensajes de un remitente concreto que tengan datos adjuntos. El bot\u00f3n B\u00fasquedas recientes, almacena las \u00faltimas b\u00fasquedas ejecutadas, de forma que sea mucho m\u00e1s sencillo volver a ejecutar una de las \u00faltimas b\u00fasquedas realizadas. El bot\u00f3n Cerrar b\u00fasqueda, cancela la b\u00fasqueda y vuelve a mostrar todos los elementos. B\u00fasqueda avanzada Para realizar b\u00fasquedas m\u00e1s complejas podemos utilizar la opci\u00f3n B\u00fasqueda avanzada, que se encuentra en la ficha Buscar \u2013 Herramientas de b\u00fasqueda. Opciones de b\u00fasqueda Utilizando el bot\u00f3n Herramientas de b\u00fasqueda de la ficha Buscar, podemos acceder a las Opciones de b\u00fasqueda. Imprimir mensajes Outlook 2010 permite imprimir tanto una lista de los mensajes de una carpeta, como el contenido y los detalles de un mensaje individual. Para imprimir la lista de mensajes de una carpeta, \u00e9sta debe estar previamente seleccionada y debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. En el grupo Configuraci\u00f3n debemos escoger Tabla. Si en la vista anterior elegimos Memorando, lo que se imprimir\u00e1 ser\u00e1 el contenido del mensaje. Junto con el contenido del mensaje, tambi\u00e9n se imprime la cabecera del mismo, o sea, los datos de los campos De, Enviado, Para y Asunto. Tambi\u00e9n podemos imprimir un mensaje cuando este est\u00e1 abierto. En este caso el mensaje se imprimir\u00e1 en la vista Memorando. Imprimir calendarios y convocatorias de reuni\u00f3n Outlook 2010 permite la impresi\u00f3n de calendarios. Para imprimir un calendario debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. Podemos configurar las siguientes opciones: Impresora: permite elegir la impresora con la que queremos imprimir. Configuraci\u00f3n: permite definir la vista de calendario que debe imprimirse. As\u00ed, podemos imprimir la vista diaria, semanal y mensual. Tambi\u00e9n podemos utilizar otras vistas, que permitir\u00e1n imprimir la lista de tareas pendientes y las tareas diarias, junto al calendario. &nbsp; Mediante el bot\u00f3n Opciones de impresi\u00f3n podemos configurar algunas opciones extra: Imprimir este calendario: en el caso de disponer de diversos calendarios, permite elegir el calendario a imprimir. Estilo de impresi\u00f3n: permite definir la vista de calendario que debe imprimirse. As\u00ed, podemos imprimir la vista diaria, semanal y mensual. Tambi\u00e9n podemos utilizar otras vistas, que permitir\u00e1n imprimir la lista de tareas pendientes y las tareas diarias, junto al calendario. Intervalo de p\u00e1ginas: rango de p\u00e1ginas a imprimir. N\u00famero de copias: cantidad de copias a imprimir. Intervalo de impresi\u00f3n: fecha inicial y final que debe imprimirse. Imprimir contactos Outlook 2010 permite imprimir la lista de contactos o los contactos individuales. Para imprimir la lista de contactos debemos acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. Las opciones de configuraci\u00f3n de impresi\u00f3n son distintas en funci\u00f3n de si tenemos seleccionada una vista de tarjetas o bien una vista de lista. Para imprimir los datos de un s\u00f3lo contacto, basta con seleccionarlo y acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. En este caso el contacto se imprimir\u00e1 usando el estilo Memorando. Imprimir notas Para imprimir las notas, en primer lugar debemos seleccionar la vista que queremos imprimir y a continuaci\u00f3n acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. En funci\u00f3n de la vista que tengamos seleccionada podremos imprimir las tareas seleccionadas en estilo de tabla y\/o memorando. Imprimir tareas A la hora de imprimir las tareas, debemos activar la vista de tareas que deseamos imprimir y a continuaci\u00f3n acceder a la ficha Archivo \u2013 Imprimir. En la vista podremos configurar el estilo de impresi\u00f3n que queremos utilizar: Tabla: permite imprimir la vista seleccionada en forma de tabla. Memorando: permite imprimir los detalles de cada una de las tareas seleccionadas en una p\u00e1gina distinta. Tambi\u00e9n podemos imprimir una tarea que tengamos previamente abierta, accediendo a la ficha Archivo &#8211; Imprimir. En este caso s\u00f3lo estar\u00e1 disponible el estilo de impresi\u00f3n Memorando. Conversi\u00f3n a PDF A diferencia de lo que ocurre con Word 2010 o con Excel 2010, Outlook no dispone de ninguna opci\u00f3n incorporada para guardar sus elementos (mensajes, citas, contactos,\u2026) en formato PDF. No obstante hay muchas utilidades en el mercado, que permite convertir pr\u00e1cticamente cualquier cosa a PDF. Una de las m\u00e1s utilizadas son las impresoras PDF. Para utilizar est\u00e1s \u201cimpresoras virtuales\u201d debemos tener instalado en el ordenador un programa como CutePDF, PDFCreator, doPDF,\u2026 Una vez el programa est\u00e1 instalado, basta con imprimir aquello que queremos convertir en PDF y seleccionar como impresora,\u00a0 la impresora PDF. 5.3\u00a0\u00a0 Trabajar con fuentes RSS Agregar, leer y cancelar fuentes RSS Really Simple Syndication (RSS) es un tipo de archivo que contiene informaci\u00f3n sobre las actualizaciones realizadas en un sitio o un web. Es similar a un mensaje de correo y acostumbra a mostrar titulares o res\u00famenes de la informaci\u00f3n. Para suscribirnos a las fuentes no es necesario suministrar datos personales, generalmente son gratuitas y quien publica no puede ponerse en contacto con nosotros. Podemos detectar fuentes RSS de varias formas. En los sitios Web que proporcionan esta caracter\u00edstica, es posible que veamos los botones \u00a0\u00a0,\u00a0\u00a0o\u00a0.\u00a0 Al hacer click en estos botones podemos suscribirnos a la direcci\u00f3n asociada y visualizar\u00a0 las fuentes a trav\u00e9s de un lector como Outlook 2010. \u00a0 Asimismo tambi\u00e9n es posible escribir la direcci\u00f3n de Internet, conocida como direcci\u00f3n URL, de una fuente RSS directamente en Outlook, desde la ficha Archivo &#8211; Configuraci\u00f3n de la cuenta \u2013 Configuraci\u00f3n de la cuenta, haciendo 8 en Fuentes RSS, utilizando el bot\u00f3n Nuevo y escribiendo o copiando la direcci\u00f3n. Es posible que desde un mensaje alguien nos proponga una suscripci\u00f3n a una fuente, para aceptarla hacemos 8 en\u00a0 de la opci\u00f3n Agregar esta fuente RSS de la cinta de opciones. Cuando hemos configurado una fuente recibimos los mensajes en la bandeja que creemos para ello. En el asunto vemos un resumen del contenido y al abrirlo se nos ofrece la posibilidad de ver los art\u00edculos completos y descargar los archivos adjuntos. Si creemos que la fuente puede interesar a otro usuario, la podemos compartir haciendo 8 en el bot\u00f3n Compartir esta fuente de la ficha Inicio. Tambi\u00e9n le podemos agregar una marca de seguimiento para revisarlo en otro momento, con el bot\u00f3n Seguimiento de la ficha Inicio. Si deseamos dejar de recibir la informaci\u00f3n de una determinada fuente podemos cancelar la fuente guardando o no los elemento recibidos, utilizando la ficha Archivo \u2013 Configuraci\u00f3n de la cuenta \u2013 Configuraci\u00f3n de la cuenta, y en la ficha fuentes RSS, seleccionando la cuenta y haciendo 8 en Quitar. A continuaci\u00f3n debemos confirmar la eliminaci\u00f3n."}